Regulamin Rady Programowej

1. Niniejszy Regulamin Rady Programowej, zwany dalej „Regulaminem", określa szczegółowe zasady i kryteria powoływania członków Rady Programowej oraz organizację jej pracy.
2. Regulamin został uchwalony na podstawie § 14 ust. 6 Statutu Fundacji „Instytut Rozwoju i Promocji Lotnictwa" (dalej: „Statut") oraz ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz.U. z 2023 r. poz. 166, z późn. zm.).
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się postanowienia Statutu oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Fundacja - Fundacja „Instytut Rozwoju i Promocji Lotnictwa" z siedzibą w Warszawie;
2. Statut - Statut Fundacji „Instytut Rozwoju i Promocji Lotnictwa";
3. Fundatorzy - osoby ustanawiające Fundację (Marcel Kotas i Andrzej Korasiak), a w zakresie sukcesji uprawnień - osoba lub organ wskazany w § 10 Statutu;
4. Zarząd - Zarząd Fundacji;
5. Rada - Rada Programowa Fundacji;
6. Przewodniczący - Przewodniczący Rady Programowej;
7. Członek Rady - osoba powołana w skład Rady Programowej uchwałą Fundatorów;
8. Grupa Robocza - zespół ekspercki powołany na podstawie Rozdziału VI Regulaminu w celu wykonania określonego zadania merytorycznego.

1. Rada Programowa jest organem opiniodawczo-doradczym Fundacji w rozumieniu § 14 ust. 1 Statutu.
2. Do zadań Rady Programowej, zgodnie z § 14 ust. 5 Statutu, należy:
   1. wytyczanie głównych merytorycznych kierunków działania Fundacji,
   2. opiniowanie sprawozdań rocznych Zarządu,
   3. doradztwo eksperckie na rzecz Zarządu w strategicznych projektach lotniczych.
3. W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w § 10 ust. 1 Statutu (śmierć, trwała utrata zdolności do czynności prawnych lub pisemna rezygnacja obu Fundatorów), Rada Programowa przejmuje wszelkie kompetencje przysługujące Fundatorom na zasadach określonych w Statucie.

1. Rada Programowa liczy nie mniej niż 5 członków, w tym Przewodniczącego Rady.
2. Maksymalna liczba członków Rady nie jest ograniczona.
3. Fundatorzy mogą w każdym czasie rozszerzyć skład Rady poprzez powołanie nowych członków.

1. Członków Rady Programowej oraz Przewodniczącego Rady powołują Fundatorzy w drodze uchwały, zgodnie z § 14 ust. 3 Statutu.
2. Powołanie następuje na okres jednoroczny (kadencja).
3. Uchwała o powołaniu wskazuje:
   1. imię i nazwisko powoływanego członka,
   2. datę rozpoczęcia kadencji,
   3. ewentualne funkcje pełnione w Radzie (Przewodniczący).
4. Powołanie wchodzi w życie z dniem wskazanym w uchwale, a w razie braku takiego wskazania - z dniem podjęcia uchwały.
5. Członek Rady składa oświadczenie o przyjęciu funkcji oraz o spełnianiu wymagań określonych w § 7. Oświadczenie może być złożone w formie pisemnej albo w formie dokumentowej, w tym za pośrednictwem elektronicznego formularza udostępnionego przez Fundację. Złożenie oświadczenia za pośrednictwem elektronicznego formularza, którego dostęp zabezpieczono indywidualnym, jednorazowym identyfikatorem zaproszenia przypisanym do osoby składającej oświadczenie, uznaje się za zachowanie formy dokumentowej w rozumieniu art. 77(2) Kodeksu cywilnego.
6. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 5, może być złożone przed podjęciem uchwały o powołaniu - w odpowiedzi na zaproszenie Fundacji do Rady Programowej. W takim przypadku oświadczenie wywołuje skutek z chwilą powołania danej osoby uchwałą Fundatorów, a jego ważność jest uzależniona od podjęcia tej uchwały. Jeżeli uchwała o powołaniu nie zostanie podjęta w terminie 3 miesięcy od złożenia oświadczenia, oświadczenie traci moc.
7. Fundacja utrwala i przechowuje treść złożonego oświadczenia wraz z danymi pozwalającymi ustalić osobę składającą oświadczenie oraz datę i godzinę jego złożenia. Z oświadczenia złożonego w formie dokumentowej Fundacja sporządza dokument utrwalający jego treść i metadane, który włącza się do dokumentacji Rady i archiwizuje zgodnie z § 32.

1. Kadencja członka Rady Programowej trwa jeden rok (zgodnie z § 14 ust. 3 Statutu).
2. Kadencja rozpoczyna się z dniem wskazanym w uchwale o powołaniu, a kończy z upływem roku od tego dnia.
3. Nie obowiązuje ograniczenie liczby kolejnych kadencji. Członek Rady może być powoływany na kolejne kadencje nieograniczoną liczbę razy.

1. Członkiem Rady Programowej może być osoba fizyczna, mająca pełną zdolność do czynności prawnych.
2. Członkiem Rady nie może być osoba skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub za przestępstwo skarbowe.
3. Członek Rady Programowej nie może być jednocześnie członkiem Zarządu Fundacji.
4. Członek Rady jest obowiązany do ujawnienia Zarządowi wszelkich powiązań zawodowych, organizacyjnych lub majątkowych mogących wpływać na bezstronność jego opinii, zgodnie z § 14 ust. 7 Statutu.

1. Członkostwo w Radzie Programowej wygasa wskutek:
   1. upływu kadencji bez powołania na kolejną,
   2. pisemnej rezygnacji złożonej na ręce Przewodniczącego lub Zarządu,
   3. śmierci członka,
   4. trwałej utraty zdolności do czynności prawnych,
   5. prawomocnego skazania za przestępstwo, o którym mowa w § 7 ust. 2,
   6. odwołania przez Fundatorów w drodze uchwały.
2. Rezygnacja oraz odwołanie wchodzą w życie z chwilą doręczenia odpowiedniego oświadczenia odpowiednio: Fundatorom, Przewodniczącemu lub odwoływanemu członkowi.

1. Rada Programowa odbywa co najmniej dwa posiedzenia w roku kalendarzowym:
   1. posiedzenie wiosenne - poświęcone w szczególności opiniowaniu sprawozdania rocznego Zarządu za rok poprzedni;
   2. posiedzenie jesienne - poświęcone w szczególności wytyczaniu merytorycznych kierunków działalności Fundacji na kolejny rok.
2. Dodatkowe posiedzenia Rady zwoływane są:
   1. z inicjatywy Przewodniczącego,
   2. na wniosek Zarządu Fundacji,
   3. na pisemny wniosek co najmniej 1/3 członków Rady.
3. Zarząd Fundacji jest informowany przez Przewodniczącego o każdym posiedzeniu Rady niezwłocznie po jego zwołaniu, na zasadach analogicznych do powiadomień członków Rady (§ 11). Wraz z powiadomieniem Zarząd otrzymuje projekt porządku obrad oraz materiały przekazane członkom Rady.
4. W posiedzeniach Rady uczestniczy co najmniej jeden członek Zarządu Fundacji. Zasada ta stosuje się odpowiednio do posiedzeń stacjonarnych, zdalnych i hybrydowych.
5. Członkowie Zarządu uczestniczący w posiedzeniu Rady mają prawo zabierania głosu w dyskusji nad każdym punktem porządku obrad, składania wyjaśnień oraz przedstawiania stanowiska Zarządu. Członkowie Zarządu nie mają prawa głosu w głosowaniach Rady.
6. W przypadku obiektywnej niemożności udziału żadnego z członków Zarządu w terminie posiedzenia, Przewodniczący w porozumieniu z Zarządem wyznacza nowy termin posiedzenia lub - w sprawach niewymagających obecności Zarządu i za zgodą Zarządu - kontynuuje posiedzenie z odnotowaniem tej okoliczności w protokole.

1. Posiedzenia Rady Programowej mogą odbywać się w formie:
   1. stacjonarnej - w miejscu wyznaczonym przez Przewodniczącego;
   2. zdalnej - z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w szczególności wideokonferencji;
   3. hybrydowej - łączącej obecność stacjonarną z udziałem zdalnym.
2. Udział w posiedzeniu w formie zdalnej lub hybrydowej jest równoprawny z udziałem stacjonarnym i wlicza się do kworum.
3. Wybór formy posiedzenia należy do Przewodniczącego, z uwzględnieniem charakteru spraw, oraz dyspozycyjności członków Rady.

1. Posiedzenia zwołuje Przewodniczący Rady poprzez powiadomienie skierowane do każdego członka Rady na adres poczty elektronicznej wskazany przez członka.
2. Powiadomienie o posiedzeniu doręcza się nie później niż na 14 dni przed terminem posiedzenia.
3. Powiadomienie zawiera:
   1. datę, godzinę i formę posiedzenia,
   2. miejsce posiedzenia (w przypadku formy stacjonarnej lub hybrydowej) lub dane dostępowe (w przypadku formy zdalnej),
   3. projekt porządku obrad,
   4. informację o materiałach posiedzenia.
4. Materiały dotyczące spraw objętych porządkiem obrad doręcza się członkom Rady nie później niż na 3 dni przed terminem posiedzenia, a materiały przygotowane przez Przewodniczącego - nie później niż na 7 dni przed terminem posiedzenia.
5. W sprawach nagłych i szczególnie uzasadnionych Przewodniczący może skrócić terminy określone w ust. 2-4, informując o tym członków Rady wraz z uzasadnieniem.

1. Projekt porządku obrad przygotowuje Przewodniczący, uwzględniając wnioski Zarządu oraz pisemne wnioski członków Rady zgłoszone nie później niż na 7 dni przed terminem posiedzenia.
2. Porządek obrad jest zatwierdzany przez Radę na początku posiedzenia w drodze głosowania.
3. Rozszerzenie porządku obrad w toku posiedzenia wymaga zgody większości obecnych członków Rady.

1. W toku posiedzenia każdy członek Rady może zgłosić wniosek formalny w jednej z następujących kategorii:
   1. przerwanie, odroczenie lub zamknięcie posiedzenia;
   2. zamknięcie dyskusji nad punktem porządku obrad;
   3. przeprowadzenie głosowania bez dyskusji;
   4. zmiana porządku obrad w toku posiedzenia.
2. Wniosek formalny wymaga uzasadnienia.
3. Wniosek formalny rozstrzyga Rada w drodze głosowania zwykłą większością głosów. Wniosek o zamknięcie dyskusji nie pozbawia członków, którzy wcześniej zgłosili udział w dyskusji, prawa do zabrania głosu.

1. Zgodnie z § 14 ust. 4 Statutu, uchwały Rady Programowej zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy jej członków.
2. Do kworum wlicza się członków uczestniczących w posiedzeniu w formie stacjonarnej, zdalnej oraz hybrydowej.
3. W przypadku zgłoszenia konfliktu interesów na podstawie § 18, członek Rady, którego konflikt dotyczy, nie jest wliczany do kworum dla konkretnej uchwały, której konflikt dotyczy.

1. Głosowanie nad uchwałami Rady jest jawne.
2. Głosowanie tajne zarządza Przewodniczący na wniosek członka Rady w sprawach personalnych.
3. Uchwały Rady zapadają zwykłą większością głosów.
4. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego (zgodnie z § 14 ust. 4 zdanie drugie Statutu).
5. W razie nieobecności Przewodniczącego, jego kompetencje, w tym prawo decydującego głosu, wykonuje członek Rady wskazany przez Przewodniczącego lub - w braku takiego wskazania - najstarszy wiekiem obecny członek Rady.
6. Członek Rady może oddać głos „za", „przeciw" lub „wstrzymał się od głosu".
7. Głos „wstrzymał się od głosu" wlicza się do kworum, ale nie zalicza się do głosów oddanych „za" ani „przeciw" uchwale.

1. W okresie między posiedzeniami Rada może podejmować uchwały w trybie obiegowym, w szczególności w sprawach niewymagających dyskusji.
2. Tryb obiegowy zarządza Przewodniczący poprzez skierowanie do członków Rady na adresy poczty elektronicznej:
   1. projektu uchwały wraz z uzasadnieniem,
   2. wszelkich materiałów niezbędnych do podjęcia decyzji,
   3. terminu na oddanie głosu.
3. Termin na oddanie głosu wynosi 7 dni od dnia doręczenia projektu uchwały. W przypadku braku oddania głosu przez członka w tym terminie, Przewodniczący kieruje przypomnienie z dodatkowym terminem 7 dni.
4. Po upływie terminu określonego w ust. 3 zdanie drugie, członek, który nie oddał głosu, uważa się za „nie głosował". Głos taki nie wlicza się do kworum dla danej uchwały.
5. Członek Rady potwierdza odbiór projektu uchwały w drodze poczty elektronicznej. Brak potwierdzenia odbioru w terminie 48 godzin zobowiązuje Przewodniczącego do dodatkowego kontaktu z członkiem (telefonicznego lub innym dostępnym kanałem).
6. Uchwała podjęta w trybie obiegowym zapada zwykłą większością głosów oddanych w terminie, przy zachowaniu wymogu kworum określonego w § 14 (co najmniej połowa członków Rady musi oddać głos).
7. Uchwała w trybie obiegowym wchodzi w życie z dniem upływu terminu, w którym oddano głosy spełniające wymogi ust. 6.

1. Posiedzenia Rady w formie zdalnej lub hybrydowej (§ 10 ust. 1 lit. b i c) prowadzone są z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności wideokonferencji, umożliwiających:
   1. jednoczesne komunikowanie się w czasie rzeczywistym wszystkim uczestnikom posiedzenia,
   2. identyfikację uczestników,
   3. rejestrację przebiegu posiedzenia w zakresie niezbędnym do sporządzenia protokołu.
2. Wybór konkretnego narzędzia komunikacji (np. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) należy do Przewodniczącego.
3. Głosowanie podczas posiedzenia zdalnego lub hybrydowego odbywa się jawnie - poprzez oświadczenie głosu w czasie rzeczywistym; głosowanie tajne wymaga wykorzystania narzędzia umożliwiającego anonimową rejestrację głosów.

1. Każdy członek Rady Programowej obowiązany jest zgłosić Przewodniczącemu - na początku posiedzenia lub niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności - konflikt interesów w sprawach objętych porządkiem obrad.
2. Konflikt interesów stanowią w szczególności:
   1. interesy osobiste (członek lub osoba bliska może uzyskać korzyść lub ponieść stratę w wyniku rozstrzygnięcia),
   2. interesy zawodowe (sprawa dotyczy pracodawcy, kontrahenta lub klienta członka),
   3. interesy finansowe (członek posiada udziały, akcje lub inne prawa majątkowe w podmiocie, którego sprawa dotyczy),
   4. interesy organizacyjne (członek pełni funkcję we władzach podmiotu, którego sprawa dotyczy).
3. Zgłoszenie konfliktu interesów odnotowuje się w protokole posiedzenia.

1. Członek Rady, który zgłosił konflikt interesów w danej sprawie, podlega wyłączeniu z głosowania nad uchwałą w tej sprawie.
2. Członek wyłączony z głosowania nie jest wliczany do kworum dla danej uchwały.
3. Członek wyłączony z głosowania zachowuje prawo do udziału w dyskusji nad sprawą, chyba że Rada postanowi inaczej.
4. W razie sporu co do istnienia konfliktu interesów rozstrzyga Rada w drodze głosowania, bez udziału członka, którego sprawa dotyczy.

1. Pełny skład Rady Programowej, wraz z informacją o funkcjach zawodowych i organizacyjnych pełnionych przez każdego członka, jest publikowany na oficjalnej stronie internetowej Fundacji.
2. Aktualizacja składu Rady i informacji o powiązaniach następuje niezwłocznie po każdej zmianie.
3. Dokumenty i stanowiska Fundacji wypracowane przez Grupy Robocze są opatrywane wyraźnym wskazaniem składu grupy oraz reprezentowanych przez nią interesów, zgodnie z § 14 ust. 7 Statutu.

1. Rada Programowa oraz Zarząd mogą - każdy samodzielnie - powołać Grupę Roboczą lub Zespół Ekspercki w celu opracowania określonej sprawy merytorycznej, przygotowania raportu, stanowiska, opinii lub rekomendacji w zakresie zadań Fundacji.
2. Powołanie Grupy Roboczej następuje w drodze uchwały odpowiedniego organu (Rady lub Zarządu), określającej:
   1. nazwę i cel Grupy,
   2. skład Grupy (lider i członkowie),
   3. zakres zadań,
   4. termin zakończenia prac.

1. Grupa Robocza składa się z lidera i co najmniej dwóch członków.
2. Liderem Grupy powołanej przez Radę musi być członek Rady Programowej.
3. Liderem Grupy powołanej przez Zarząd może być członek Rady Programowej, członek Zarządu lub osoba spoza tych organów.
4. Członkami Grupy mogą być członkowie Rady, członkowie Zarządu oraz osoby spoza tych organów posiadające odpowiednie kompetencje merytoryczne.

1. Grupa Robocza powoływana jest na czas określony, niezbędny do realizacji jej celu, nie dłuższy jednak niż 12 miesięcy.
2. Termin pracy Grupy może być przedłużony uchwałą organu, który ją powołał, na uzasadniony wniosek lidera Grupy.
3. Grupa Robocza ulega rozwiązaniu:
   1. z dniem zakończenia prac wskazanym w uchwale powołującej,
   2. z dniem przyjęcia wyniku jej prac przez organ powołujący,
   3. z chwilą podjęcia uchwały o jej rozwiązaniu.

1. Zarząd informuje Radę Programową o każdym powołaniu Grupy Roboczej przez siebie:
   1. na najbliższym posiedzeniu Rady, albo
   2. niezwłocznie - poprzez powiadomienie elektroniczne Przewodniczącego.
2. Powiadomienie zawiera informacje, o których mowa w § 21 ust. 2.

1. Eksperci niebędący członkami Rady ani Zarządu, uczestniczący w pracach Grupy Roboczej, mogą otrzymywać wynagrodzenie na podstawie umów cywilnoprawnych zawieranych przez Fundację.
2. Zasady wynagradzania ekspertów ustalane są indywidualnie, z uwzględnieniem rynkowych stawek wynagrodzenia za prace eksperckie oraz zasady racjonalnego gospodarowania majątkiem Fundacji.

1. Każdy dokument przygotowany przez Grupę Roboczą jest opatrywany:
   1. imienną listą członków Grupy,
   2. informacją o reprezentowanych przez nich interesach oraz powiązaniach zawodowych, organizacyjnych i majątkowych,
   3. datą powstania dokumentu.
2. Informacje, o których mowa w ust. 1, podawane są zarówno w wersji opublikowanej publicznie, jak i w korespondencji z organami administracji publicznej oraz innymi adresatami stanowisk Fundacji.

1. Funkcja członka Rady Programowej jest pełniona społecznie, bez wynagrodzenia z tytułu samego członkostwa.

1. Członkom Rady przysługuje zwrot uzasadnionych kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem funkcji, w szczególności:
   1. kosztów dojazdów,
   2. kosztów noclegów,
   3. kosztów parkingu,
   4. kosztów rozmów telefonicznych i komunikacji elektronicznej,
   5. innych uzasadnionych wydatków zaakceptowanych przez Zarząd.
2. Zwrot kosztów następuje na podstawie pisemnego (lub elektronicznego) wniosku członka Rady, do którego dołączono dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków.
3. Wniosek o zwrot kosztów rozpatruje Zarząd Fundacji w terminie 30 dni od dnia jego doręczenia.

1. Członek Rady Programowej może wykonywać na rzecz Fundacji konkretne prace eksperckie (raporty, opinie, analizy, projekty merytoryczne) na podstawie odrębnych umów cywilnoprawnych.
2. Umowy, o których mowa w ust. 1, zawierane są niezależnie od członkostwa w Radzie i nie stanowią wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji członka Rady.
3. Wysokość wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych ustalana jest indywidualnie, z uwzględnieniem rynkowych stawek wynagrodzenia za podobne prace oraz zasady racjonalnego gospodarowania majątkiem Fundacji. Regulamin nie przewiduje limitu kwotowego.
4. Umowę z członkiem Rady zawiera Fundacja reprezentowana przez Zarząd. Postanowienia § 11 ust. 5 Statutu (dotyczące reprezentacji Fundacji w umowach z członkami Zarządu) stosuje się odpowiednio.

1. Z każdego posiedzenia Rady Programowej sporządza się protokół.
2. Protokół zawiera:
   1. numer kolejny i datę posiedzenia,
   2. miejsce posiedzenia oraz formę (stacjonarna, zdalna, hybrydowa),
   3. listę obecnych członków Rady oraz osób zaproszonych,
   4. imię i nazwisko Przewodniczącego i Sekretarza posiedzenia,
   5. zatwierdzony porządek obrad,
   6. skrócony przebieg dyskusji nad każdym punktem porządku obrad,
   7. treść zgłoszonych wniosków formalnych oraz wyniki ich rozstrzygnięcia,
   8. treść podjętych uchwał wraz z wynikami głosowań (liczba głosów „za", „przeciw", „wstrzymujących się", „nie głosował"),
   9. informacje o zgłoszonych konfliktach interesów i ich rozstrzygnięciach,
   10. godzinę otwarcia i zamknięcia posiedzenia.
3. Protokół podpisują Przewodniczący i Sekretarz posiedzenia.
4. Protokół z posiedzenia Rady przekazywany jest członkom Rady do akceptacji w terminie 14 dni od dnia posiedzenia.
5. Uwagi do protokołu zgłasza się Przewodniczącemu w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

1. Funkcję Sekretarza Rady Programowej pełni członek Rady wskazany przez Przewodniczącego na okres kadencji.
2. W razie potrzeby Rada może powołać Sekretarza spoza swojego składu, który nie posiada prawa głosu na posiedzeniach.
3. Do zadań Sekretarza należy:
   1. sporządzanie protokołów posiedzeń,
   2. prowadzenie dokumentacji uchwał Rady,
   3. wspieranie Przewodniczącego w organizacji posiedzeń i głosowań obiegowych.

1. Dokumentacja prac Rady, w tym protokoły posiedzeń, uchwały, oświadczenia o konflikcie interesów oraz korespondencja w trybie obiegowym, jest archiwizowana przez Fundację przez okres 10 lat od dnia jej powstania.
2. Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 1, Zarząd podejmuje decyzję o dalszej archiwizacji lub zniszczeniu dokumentów, z uwzględnieniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się:
   1. postanowienia Statutu Fundacji,
   2. ustawę z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach,
   3. inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

1. Zmiany Regulaminu uchwalają Fundatorzy w drodze uchwały, zgodnie z § 14 ust. 6 Statutu.
2. Z wnioskiem o zmianę Regulaminu mogą wystąpić:
   1. Rada Programowa w drodze uchwały,
   2. Zarząd Fundacji w drodze uchwały,
   3. każdy z Fundatorów samodzielnie.

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia uchwały Fundatorów o jego przyjęciu.
2. Z dniem wejścia w życie Regulaminu tracą moc wszelkie wcześniejsze ustalenia dotyczące organizacji pracy Rady Programowej.